一、演示文稿的创建
新建PowerPoint演示文稿缺省的文件名为“演示文稿1”（当再次新建时，其缺省的文件名为“演示文稿2”……），缺省的扩展名为.ppt。
创建演示文稿的方法：
方法一：在启动PowerPoint应用软件时选择“内容提示向导” 或在PowerPoint窗口选择“文件”菜单中“新建” 命令或单击“常用”工具栏的“新建”命令按钮，在“常用”选项卡中选择“内容提示向导”。用内容提示向导创建，可根据提示选择演示文稿类型、样式，创建包含了示例文字的新演示文稿，然后再对演示文稿按需要进行各种编辑处理。
方法二：利用模板创建演示文稿，选择“文件”菜单中“新建”命令或单击“常用”工具栏的“新建”命令按钮，或在启动PowerPoint应用软件时选择“设计模板”，在“设计模板”或“演示文稿”选项卡，选择其中一个模板。
（1）设计模板：只包含预定义的格式、配色方案、标题和主体文本的格式等，可以应用到任何演示文稿中创建用户喜爱的幻灯片外观，不包含实际内容。
（2）演示文稿（内容模板）：除了包含设计模板的内容外，还提供了针对模板主题的建议内容及演播方式。
方法三：新建空演示文稿，启动PowerPoint应用软件时选择空演示文稿或在PowerPoint窗口选择“文件”菜单中“新建” 命令或单击“常用”工具栏的“新建”命令按钮，在“常用”选项卡中选择“空白演示文稿”。
方法四：打开Word文档，单击“文件”菜单的“发送”菜单项的“Micorsoft PowerPoint”命令项。可以将Word中含有标题的文件，转为PowerPoint演示文稿。
方法五：将Word文档建立成大纲文件格式。在PowerPoint大纲视图中的“打开”对话框中，单击“文件类型”列表框右边的向下箭头，从下拉列表中选择“所有大纲”选项，选择要导入的文件。
二、PowerPoint2000的视图
PowerPoint 2000 提供普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图6种视图。
视图切换方法：用“视图”菜单；或用屏幕左下角的视图按钮。
1、普通视图：包含3种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。
（1）大纲窗格：显示各张幻灯片的文字，不包含图形等其他对象。可用大纲窗格输入并组织演示文稿内容。
在大纲窗格中幻灯片标记 是最高级别的标题，可根据需要降低和提升级别。提升标题：按Shift+Tab组合键，或单击“格式”工具栏中“升级”按钮 。
降低标题：按Tab键，或“格式”工具栏中单击“降级”按钮 。
（2）幻灯片窗格：显示一张幻灯片外观，可以编辑文字、移动文字或标题位置、添加图形或表格、创建超级链接以及添加动画。
（3）备注窗格：用来输入备注文字。
2、幻灯片视图：该视图与普通视图相似，只是以更大的窗格显示一幅幻灯片，同样可以进行文本编辑，插入图片、背景、颜色、阴影等静止对象。
2、大纲视图：与普通视图相似，只是大纲窗格更大。
3、幻灯片浏览视图：在该视图中，显示演示文稿中的所有幻灯片缩图，可以观察到所有幻灯片的外貌、风格及演播顺序。可以组织幻灯片的顺序，切换到幻灯片浏览视图的方法是：单击“幻灯片浏览视图”按钮或使用“视图”菜单的“幻灯片浏览”命令项。可在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片、设置动画切换。但不能对幻灯片的内容直接进行修改。
4、备注页视图：在备注页可输入文字及图形注释内容，注释在演示时不显示。但幻灯片在此不能被编辑。
5、幻灯片放映视图：幻灯片放映视窗就像一个幻灯放映机，整个屏幕显示一张幻灯片。按Esc键，或对正在放映的幻灯片，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选“结束放映”命令项，结束放映
三、编辑幻灯片
1、输入
在幻灯片中，单击占位符，输入文本、图表、表格等内容。当需要在幻灯片的其他位置添加文本，可利用文本框或改变原有的版式。
2、选择
选择整张幻灯片：在大纲视图中，单击幻灯片标记 或其左侧；在幻灯片浏览视图中，单击幻灯片
选择连续幻灯片：在大纲视图中，先单击第一张幻灯片标记 或其左侧，再按住Shift键，单击最后一张幻灯片标记 或其左侧；在幻灯片浏览视图中，先单击第一张幻灯片，再按住Shift键，单击最后一张幻灯片。
选中某标题以及它的各层子标题：在大纲视图中，单击该标题行的项目符号或其左侧。
3、插入、删除、移动、复制
（1）插入幻灯片
在幻灯片窗格、大纲窗格和幻灯片浏览视图中：
方法一：单击“插入”菜单的“新幻灯片”命令项，选择版式，单击“确定”。
方法二：单击“插入”菜单的“幻灯片副本”命令项。
方法三：在大纲窗格中，单击下一张的幻灯片标记 右边，按Enter键，则就在该幻灯片前插入一张新幻灯片。
方法四：单击“插入”菜单中的“幻灯片（从文件）”命令项，将插入另一个演示文稿中的全部或部分幻灯片。
（2）删除幻灯片
在大纲视图或幻灯片浏览视图中选择了一张或多张幻灯片后，按Delete键。
（3）移动和复制幻灯片
可用剪贴板方法或用鼠标拖动，在大纲视图中，可用“大纲”工具栏中的工具移动幻灯片或部分标题。也可在幻灯片浏览视图中选择了一张或多张幻灯片，拖动鼠标来移动幻灯片。
四、大纲视图中文本的输入和编辑
1、提高演示标题的级别：选择要提升的标题，单击“提级”按钮，同时属于它的所有小标题均提升一级。提升二级标题则生成一张新的幻灯片。
2、降低某个演示标题的级别：选择要降低的标题，单击“降级”按钮，同时属于它的所有小标题均相应降低一级。若单击幻灯片编号再单击“降级”按钮，则并入上一张幻灯片中，原有幻灯片被撤消。
3、演示标题上移（下移）：选择要降低的标题，单击“上移（下移）”按钮。同时属于它的所有小标题均一起上（下）移。也可以将一张幻灯片中的内容移到上（下）一张幻灯片中去，移动过程中各标题的级别不变。
4、幻灯片内容的折叠（展开）：单击“折叠/展开”按钮，就会对当前光标所在的幻灯片的内容进行折叠（展开）。全部折叠（展开）：此按钮作用于全部演示文稿。
5、摘要幻灯片：单击“摘要幻灯片”按钮，可根据当前幻灯片的标题产生一个摘要幻灯片。
6、显示格式：“显示格式”按钮的功能是在“显示文本字符的格式特性”与“隐藏文本字符的格式特性”之间进行切换。
五、演示文稿的格式化
1、文字和标题的格式化
操作方法与Word一样。
2、设计外观统一的演示文稿
（1）设计模板
单击“格式”菜单的“应用设计模板”命令项；或单击“格式”工具栏上“常规任务”按钮，选择“应用设计模板”命令项。选择一种模板，单击“确定”按钮，则该模板就会应用于当前演示文稿的所有幻灯片。
（2）母版
母版表示着某类项目的版式，PowerPoint中的母版有幻灯片母版、标题母板、备注母板和讲义母版。
修改母版：单击“视图”菜单的“母版”菜单项的“幻灯片母版”或“标题母版”命令项，编辑、修改母版。
（3）配色方案
选择要改变配色方案的幻灯片，单击“格式”菜单的“幻灯片配色方案”命令项， 在“配色方案”对话框的“标准”选项卡中选择配色方案，也可在“自定义”选项卡中定义各项颜色。单击“应用”按钮将更改的颜色应用于当前幻灯片；单击“全部应用”按钮将更改的颜色应用于全部幻灯片。
（4）幻灯片版式
创建新幻灯片时，可从24张预先设计好的幻灯片版式中进行选择。应用一个新的版式时，所有的文本和对象仍都保留在幻灯片中，但是要重新排列它们以适应新的版式。
重新应用幻灯片版式：选择幻灯片，单击“格式”菜单的“幻灯片版式”命令，选择需要的版式后，单击“重新应用”按钮。
（5）幻灯片背景
单击需要添加背景的幻灯片，单击“格式”菜单的“背景”命令项，可选择背景填充和填充效果。
六、绘制图形、插入图片
操作过程也与Word一样。
1、绘制图形：绘图工具栏的“自选图形”菜单中提供了许多能够任意改变形状的自选图形，还可以对绘制的图形进行旋转、翻转、组合或改变颜色等。
2、插入图片：在“插入”菜单中选择“图片”，可插入剪贴画、艺术字和来自不同文件夹的图片，且PowerPoint支持播放GIF动画图片。
七、表格
PowerPoint把表格作为一种图片对象，所以没有“表格”菜单，且表格在大纲窗格中不显示。
1、创建表格：单击“插入”菜单的“表格”命令或单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮。
2、编辑表格：操作过程也与Word基本相同。
3、删除表格：单击表格边框，按Delete键。
八、添加图表
用包含有图表占位符的幻灯片版式，双击占位符中的任意位置；或用“插入”菜单的“图表”命令；或单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮。这时会同时出现一个图表和一张数据表，可用修改其中数据，形成所需图表。
数据表和图表的编辑操作类似于Excel。
九、设置放映方式
1、放映类型
（1）演讲者放映（全屏幕）：可运行全屏显示的演示文稿。
这种方式，演讲者具有完整的控制权，可以采用人工控制幻灯片和动画或使用“幻灯片放映”菜单上的“排练计时”设置时间运行放映；演讲者可以将演示文稿暂停，添加会议细节或即席反应，还可以在放映过程中录下旁白。
（2）观众自行浏览（窗口）：以一种较小的规模运行放映。
这种方式，可以使用滚动条从一张幻灯片移到另一张幻灯片，同时打开其他程序。也可以显示“web”工具栏，以便浏览其他的演示文稿和Office文档。
（3）在展台浏览（全屏幕）：可自动运行演示文稿。
此方式运行时，大多数的菜单和命令都不可用，并且在每次放映完毕后若干分钟没有用户指令，则自动重新开始。按Esc键终止放映。
2、幻灯片放映范围
在放映幻灯片时，系统默认的设置是播放演示文稿中的所有幻灯片，用户也可以只放其中的一部分幻灯片。
选择“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令，在“设置放映方式”对话框。指定要放映的幻灯片范围：
（1）“全部”。选择此单选按钮，则从第一张幻灯片开始放映，直到最后一张幻灯片。
（2）“从”。选择此单选按钮，则在“从”设置框中指定放映的开始幻灯片编号，在“到”设置框中指定放映的结束幻灯片编号。
（3）“自定义放映”。选择此单选按钮，则从下拉列表中选择当前演示文稿中的某个自定义放映进行播放。如果演示文稿中没有自定义放映，则不能使用此单选按钮。
3、换片方式
（1）自动放映：设置了放映时间，则按放映时间演示幻灯片（缺省的换片方式）。
（2）人工放映：用单击鼠标、或采用快捷菜单中的“下一页”命令，或用键盘上的↑、↓、←、→、PageUp和PageDn键进行切换。
十、动画设计
1、设计基本动画。
选择需要动态显示的对象或占位符，选择“幻灯片放映”菜单中的“预设动画”命令的相应选项，如驶入、飞入等。
2、自定义动画设计。
可以较为灵活地更改幻灯片上对象出现的顺序，并设置每个对象的播放时间、动态显示图表中的诸元素。
（1）在普通视图或幻灯片视图中，显示包含要设置动态效果的文本或对象的幻灯片。
（2）选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令，打开“自定义动画”对话框。单击“时间和顺序”选项卡，在“无动画的幻灯片对象”列表框中，选择要动态显示的文本或对象。
（3）在“启动动画”框中选择激活动画的方法。选择“单击鼠标时”或“在前一事件后”单选按钮。
（4）设置动画效果，可以单击“效果”选项卡，在“动画和声音”框中选择对象的动画和声音效果。在“引入文本”列表框中设置文本的引入方式。在“动画播放后”列表框中，选择幻灯片某对象动画后要发生的动作。若动画后要隐藏某个对象，可单击“播放动画后隐藏”；若动画后要同时隐藏所有对象，可单击“下一单击后隐藏”。
（5）改变对象出现的顺序，可单击“移动”按钮。
（6）对图表设置动画，在“图表效果”选项卡的“动画和声音”框中设置动画和声音。
（7）对声音和影片，在“多媒体设置”选项卡设置播放选项。
3、在幻灯片浏览视图中，利用“幻灯片浏览”工具栏设置动画更方便。
十一、 幻灯片的切换
1、方法一：选择“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”选项，
（1）选择换页方式。
① 选定“单击鼠标换页”复选框，则演示时单击一次鼠标换一页。
② 选定“每隔”复选框，则可设定每张幻灯片或全部幻灯片的自动换页时间。
（2）选择切换效果：在“切换效果”选择框，单击下拉式列表按钮，选择切换效果、切换的速度。
（3）选择声音效果：单击“声音”下拉式列表按钮进行选择。
（4）设置“应用”：
① 如果要将当前选择应用到当前选定的幻灯片上，可单击“应用”按钮。
② 如果要将当前选择应用到所有的幻灯片上，可单击“全部应用”按钮。
③ 如果希望在单击鼠标和经过预定时间后都能换页，并以较早发生者为准，则可同时选定“单击鼠标换页”和“每隔”复选框。
④ 如果希望在幻灯片放映中，仅当单击快捷菜单上的“下一页”时才换页，则清除“单击鼠标换页”和“每隔”复选框，使之为空。
2、方法二：在幻灯片浏览视图中，利用“幻灯片浏览”工具栏，设置幻灯片切换更方便。
十二、 排练计时
单击“幻灯片放映”菜单或“幻灯片浏览”工具栏上的“排练计时”命令。使用“预演”对话框中的不同按钮暂停放映、重播幻灯片以及切换到下一张幻灯片。PowerPoint 会记录每一张幻灯片出现的时间，并设置放映的时间。
十三、 自定义放映
1、创建自定义放映
（1）选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义放映”命令，在“自定义放映”对话框。单击“新建”按钮，出现 “设置自定义放映”对话框。
（2）在“在演示文稿中的幻灯片”列表框中选择幻灯片（选择多张幻灯片，按Ctrl键的同时单击），并单击“添加”按钮。
（3）选择“在自定义放映中的幻灯片”列表框中的幻灯片，然后单击其右边“向上/向下”按钮可调整幻灯片显示的顺序。
（4）在“幻灯片放映名称”文本框中输入名称，然后单击“确定”按钮。
2、编辑自定义放映
单击“幻灯片放映”菜单的“自定义放映”命令项，在对话框的自定义放映列表框中选择要编辑的放映项，单击“编辑”按钮，可添加或删除部分幻灯片，更改放映次序，更改放映名称等操作。
3、删除自定义放映
打开“自定义放映”对话框，在自定义放映列表框中选择要删除的放映项，单击“删除”按钮。
4、设置隐藏幻灯片
方法一：选择要隐藏的幻灯片，单击“幻灯片放映”菜单的“隐藏幻灯片”命令项。
方法二：在幻灯片浏览视图中，选择要隐藏的幻灯片，单击“幻灯片浏览”工具栏中的“隐藏幻灯片”按钮 。
重复以上的设置方法之一取消隐藏幻灯片。
十四、 超级链接和动作按钮
1、超级链接
（1）创建超级链接：选择要创建超级链接的对象，单击“插入”菜单中的“超级链接”命令项，或单击“常用”工具栏中的“插入超级链接”按钮，或快捷菜单中的“超级链接”命令项，建立与Web页、与文本文件、与E-mail、与磁盘中其他文件的链接。
（2）编辑超级链接：将插入点移到超级链接的对象中或选中超级链接对象，单击“插入”菜单中的“超级链接”命令项，或单击“常用”工具栏中的“插入超级链接”按钮，或单击快捷菜单中的“超级链接”菜单项下的“编辑超级链接”命令，更改“链接到”的文档位置。
（3）删除超级链接：用“编辑超级链接”对话框，或用快捷菜单中的“超级链接” 菜单项下的“删除超级链接”命令。
2、动作按钮
（1）创建动作按钮：将希望创建动作按钮的幻灯片显示在幻灯片窗格中，用“幻灯片放映”菜单上的“动作按钮”命令，选择动作按钮，在幻灯片上的适当位置上拖动鼠标，以画出一个按钮，松开鼠标左键时弹出一对话框，选择相应项目。
（2）编辑动作按钮：选择动作按钮，单击“插入”菜单中的“超级链接”命令项，或单击“常用”工具栏中的“插入超级链接”按钮，或快捷菜单中的“超级链接”菜单下的“编辑超级链接”命令项，更改设置。
（3）删除动作按钮：选择动作按钮，按Delete键。
十五、 幻灯片放映
1、在PowerPoint中启动幻灯片放映
方法一：单击演示文稿窗口左下角视图按钮中的“幻灯片放映” 按钮。这时一般从插入点所在幻灯片开始放映。
方法二：使用“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”命令项。
方法三：使用“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令项。
2、在桌面上激活幻灯片放映
在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中找出要放映的文件（扩展名为.ppt），用鼠标右键单击文件名或图标，在弹出的快捷菜单中选择“显示”。
3、将演示文稿保存为以放映方式打开的类型
当用户将演示文稿保存为幻灯片放映的文件（扩展名为 .pps）后，就可以在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中双击该文件。
4、演示文稿“打包” 文件
在“我的电脑”或 “Windows 资源管理器”中，找到压缩的演示文稿的位置（*.ppz），双击“Pngsetup”，输入要将演示文稿复制到的位置。
5、放映时的菜单
单击屏幕的左下角菜单按钮或在幻灯片上单击右键，定位放映某一张幻灯片，可以查看该幻灯片的备注内容，还可以利用绘图笔在演示的幻灯片上画图、在重点内容下画线、画圈等。
十六、 演示文件“打包”
如果不知道要放映文稿演示的计算机是否安装的PowerPoint，则可以使用PowerPoint提供的“打包”功能，选择包含 “PowerPoint 播放器”的选项，使没有安装 PowerPoint 的计算机上放映幻灯片。
方法：单击“文件”菜单中的“打包”命令项，按向导提示操作。
十七、 以放映方式保存演示文稿
单击“文件”菜单中的“另存为”命令项，在“另存为”对话框的“保存类型”列表中选择“PowerPoint放映（*.pps）”，选择保存位置、输入文件名。
在Windows环境下放映时，利用PowerPoint放映了演示文稿，当放映结束时，PowerPoint会自动关闭并返回到Windows界面上。所以放映这样的演示文稿的机器必须安装PowerPoint。
十八、 打印幻灯片
1、页面设置
（1）打开要设置页面的演示文稿。
（2）选择“文件”菜单的“页面设置”命令，在“页面设置”对话框的“幻灯片大小”列表框中选择幻灯片的打印尺寸。
（3）在“幻灯片编号起始值”框中键入合适的数字。
（4）在“幻灯片”区中单击“纵向”或“横向”单选按钮；在“备注、讲义和大纲”区中单击“纵向”或“横向”单选按钮。即使幻灯片设置为“横向”，仍可以纵向打印备注页、讲义和大纲。
2、设置打印参数
（1）选择“文件”菜单的“打印”命令，或使用快捷键Ctrl+P，单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，出现 “打印”对话框。
（2）在“打印机”区的“名称”列表框中选择所连接的打印机的名称、型号。
（3）在“打印内容”列表框中指定打印的内容：幻灯片、讲义、备注页或大纲视图。
① 打印幻灯片：每页打印一张幻灯片，打印效果与幻灯片窗格中显示的一样。
② 打印大纲：打印出所有文本或仅打印幻灯片标题。单击“常用”工具栏上的“全部展开”按钮，或在大纲窗格中显示全部文本，以便打印所有文本或仅打印标题。
打印输出的外观可能会与屏幕显示的效果不一样。例如，在大纲窗格中，用“常用”工具栏的“显示格式” 按钮显示或隐藏格式。
③ 打印备注页：在打印幻灯片的同时，将备注也打印出现。
④ 打印讲义：将多张幻灯片打印在一页上，用户可以在“讲义”框指定每页要打印的幻灯片数目及排列方式。
（4）在“打印范围”区中指定演示文稿的打印范围。
（5）在“打印份数”框中指定打印的份数。如果选中“逐份打印”复选框，将按正确的装订次序打印多份演示文稿。
（6）在“打印”对话框的底部还有6个复选框可供选择：灰度、纯黑白、括动画（图标）、根据纸张调整大小、幻灯片加框或打印隐藏幻灯片。
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