三、Excel 2000中的公式
Excel 2000是办公室中常用的软件，我们用它制作表格的时候，经常需要进行增加一列、删除一列等操作，这时就需要调整表格中的公式。如果人工逐个去调整相关的公式，工作量很大而且容易出错。笔者在使用Excel 2000制作表格、填写公式的时候，摸索到以下技巧：
1.最好使用函数
使用公式最大的好处在于，日后修改表格结构的时候，公式会自动进行修改，而函数还可以完成一些复杂的操作。在上表中税金的公式就必须利用函数，由于税金要根据不同的情况进行不同的处理，这时就只能利用IF()函数进行判断了。有的人也许会觉得使用函数麻烦，其实不必担心，使用Excel中的函数向导功能可以帮助你完成函数的填写。先把光标定位在需要使用函数的单元格中，单击"常用工具栏"中的"粘贴函数"按钮；或使用菜单中的"插入/函数"选项，在目标单元格中就会出现一个"="号表示这是一个公式，同时会出现"粘贴函数"对话框，框中左边为函数的分类，右边为每一类函数中具体的函数。在右边选中一个函数，下边会出现该函数的功能解释，单击"确定"。
选定了一个函数并"确定"后，会出现引导界面，在这里函数向导会一步一步地指导我们填入函数所需要的各个参数，给出每个参数的含义以及需要的数据类型，并给出最终的计算结果。
2.相对公式与绝对公式
所谓相对公式和绝对公式是指在公式中如何引用一个单元格。
在相对公式中，引用单元格的时候，直接填写单元格的坐标即可。其特点是，当我们复制一个公式的时候，它的坐标会发生变化。例如：在A5中填入SUM(A1:A4)的意思是求A1到A4所有单元格中数值的总和，我们把它复制到B5的时候，公式就会变成SUM(B1:B4)。复制公式时变化的规律是，相对于当前单元格，向右移动几列，公式的列坐标就增加几，向下移动几行，行坐标就增加几；如果向左或向上移动，坐标就减掉移动的行数或列数。
使用相对公式的好处在于，当我们复制或移动公式的时候，公式中的坐标会自动发生变化而不需要我们再去修改它。但有时候，我们在几个公式中都需要引用同一个单元格，这时，采用相对公式就不合适了。我们可以采用绝对公式：
绝对公式是指公式中的行坐标或列坐标被固定的坐标。我们都知道，在Excel中引用一个单元格的方法是指明它的列坐标和行坐标。例如：A1表示A列第一行。如果我们在一个单元格的行坐标或列坐标前面加上一个"$"符号，则相应的行坐标或列坐标就被固定下来了。绝对公式的特点是，在复制公式或移动公式的时候，被固定住的行坐标或列坐标不会发生变化。例如在B7中的公式为：=$B$1*$B$2*B6，如果复制到C7中公式变化为：=$B$1*$B$2*C6。由于公式中的"B6"没有被固定，所以发生了变化，而"B1"和"B2"被固定了，因而没有发生变化。
需要注意的是，在使用绝对公式的时候，如果需要固定为某一个单元格，需要在行坐标和列坐标前面均加上"$"。如果只在行坐标或列坐标的前面加上"$"表明只固定行坐标或列坐标。
3.添加一列时公式的变化
当我们在表格中增加一列而新增加的列要添加到公式中参与计算的时候，需要调整公式，运用以下规律，可使得在增加列时不必调整公式。
(1)适当增加一些空白列，而且这些空白列放到公式中。
(2)增加新列时，不要添加到公式包括的范围之外，而应该放在公式包括的范围之间，不过这只在使用函数的时候起作用。
(3)尽量使用函数，而不要使用诸如"A1+A3"这种形式的公式。
例如：在工资表中，应发工资出的公式为：=SUM(C2:E2)-SUM(F2:I2)。其中SUM(C2:E2)计算的是所有应发项的和；SUM(F2:I2)计算的是所有扣除项的和。每年都需要发放煤火费，这样就需要增加一列。在增加新列的时候，注意一下加入的位置：如果我们加在E2和F2之间的话就必须要调整应发工资处的公式，以便把煤火费一项加入公式；但如果我们在C2到E2之间添加一列的话，则新增加的列会自动添加到公式中。这时应发工资处的公式自动调整为：=SUM(C2:F2)-SUM(G2:K2)。
(4)公式的保护
当做好一个表格，填写好各种公式后，一定不希望公式被误操作而破坏。要保护一个单元格的内容(包括公式)需要做到：这些单元格处于"锁定"状态，方法是：选中单元格，使菜单"格式/单元格/保护"中的"锁定"处于选中状态；发出保护工作表命令，方法是：点击"工具/保护/保护工作表"。注意：在默认状态下，所有的单元格都处于锁定状态。如果直接点击"保护工作表"命令，则所有的单元格都无法输入数据。所以应该先把所有的单元格解除"锁定"，再把需要保护的单元格进行"锁定"。
四、Excel 2000提高效率妙招二则
用Excel 2000处理大量数据非常方便，但输入大量数据可不是件好玩的事情。下面就介绍两种方法，希望会对大家有所帮助和启发。
方法一：下拉菜单实现输入
有时候我们在各列各行中都输入同样的几个值，比如说，输入学生的等级时我们只输入四个值：优秀，良好，合格，不合格。我们希望Excel 2000单元格能够像下拉框一样，让输入者在下拉菜单中选择就可以实现输入。
操作步骤：先选择要实现效果的行或列；再点击"数据有效性"，打开"数据有效性"对话框；选择"设置"选项卡，在"允许"下拉菜单中选择"序列"；在"数据来源"中输入"优秀，良好，合格，不合格"(注意要用英文输入状态下的逗号分隔！)；选上"忽略空值"和"提供下拉菜单"两个复选框。点击"输入信息"选项卡，选上"选定单元格显示输入信息"，在"输入信息"中输入"请在这里选择"。
方法二：自动实现输入法中英文转换
有时，我们在不同行或不同列之间要分别输入中文和英文。我们希望Excel 2000能自动实现输入法在中英文间转换。
操作步骤：假设我们在A列输入学生的中文名，B列输入学生的英文名。先选定B列，点击进入"数据有效性"，打开"数据有效性"对话框；选择"输入法"对话框，在"模式"下拉菜单中选择"关闭(英文模式)"；然后再"确定"，看看怎么样。
这两个例子中我们都用了"数据有效性"，平时可能大家都不太注意它，但它其实很有用。Office作为一个庞大而优秀的软件，可以用来创造性地做很多事，关键是你要常提出问题"想怎么样？怎么通过这个工具实现它？"
五、让Office办公带上你的特色
1、在Excel中定制自己的工具条
通过此方法，可以把Excel的工具栏"缩水"。打开Excel，点击菜单"视图工具栏自定义"，打开工具栏的自定义窗口。在"工具栏"属性选项中点击"新建"，输入你喜欢的名称，点击"确定"。这时你会看见一个以你定义的名称命名的工具栏，而且上面什么也没有。接着，把常用工具栏上的"保存"按钮(就是那个小磁盘)拖到你刚才新建的工具栏(注意：拖动的时候要按住"Ctrl"键，否则常用工具栏上的"保存"按钮会消失)。这时，你可以在刚才拖过来的"保存"按钮上单击鼠标右键，弹出一个菜单，点击"编辑按钮图标"，就可以在上面画上自己喜欢的按钮图标。你还可以进入"更改按钮图标"，选择自己喜欢的按钮图标。图标改变完之后，你还可以点击"重命名"来把此按钮改名。然后，依次把你常用的按钮按住"Ctrl"拖到自己的工具栏，最后把其他工具栏隐藏。此时，一个完全按照你自己意愿的工具栏制作完成了。是不是很酷呢？
2、让保存的Word文档自动设置好作者、公司等项目
打开Word，新建一个空白文档，点击菜单"文件另存为"，弹出"保存"对话框，在"保存文件名"上输入"Normal"，在"保存类型"上选择"文档模板"，保存在任意一个地方。然后关闭Word。下一步就是用资源管理器打开Office存放模板的路径(比如我的Office存放模板的路径是C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates)，把Normal.dot改名为aa.dot(此文件只是以后恢复所用，因此更改的文件名可自定)，然后把刚才保存的Word文档模板Normal.dot移动到此文件夹，并且在这个文档模板上单击鼠标右键，选择"属性"，在"摘要"选项卡上依次把标题、主题、作者、上司、公司、类别、关键字、说明等填写上去。以后，你保存的Word文档就自动填写上这些项目，可以为你工作时减去一点负担。
六、详解Excel中的自动填充
我们使用Excel处理表格时，经常要输入大量重复的、有规律的数据，使用其"自动填充"功能会大大减少我们的工作量，提高工作效率。下面就让我们一起来看看使用这一功能的一些技巧。
首先我们要做如下设置。
1、在"工具"菜单上，单击"选项"命令，再单击"编辑"选项卡。
2、确保"单元格拖放功能"复选框被选中，如果没有选中"单元格拖放功能"复选框，那么以后的操作将无法进行下去。
准备工作完成了，开始吧！
（一）在同一行或列中复制数据
以表中第一列的学校名为例：
1、在A2单元格中输入"北京第五中学"。
2、将鼠标指针指向A2单元格的"填充柄(位于选定区域角上的小黑块，鼠标指向它时，鼠标的形状变为黑十字)"，向下拖动鼠标到A12，同时在黑十字旁边应有"北京第五中学"字样，松开鼠标后"北京第五中学"会自动填充到A2~A12的每一个单元格。你可以试一试在同一行中复制数据。
（二）填充数字、日期或其他序列
1、现在录入学生的学号，也存在2000年问题。去年入学的学生的学号是以"0"开头的，如"000325001"，如果不对单元格进行设置，它会自动将前面的3个"0"删除。选定B2单元格，然后在"格式"菜单上单击"单元格"命令，再单击"数字"选项卡，对选定的空单元格应用"文本格式"，这时再输入"000325001"。
2、和上面第2条的做法一样，在B2~B12单元格中会自动填充"000325001~000325011"的学号。如果你想在B2~B12中都填充"000325001"，在拖动时按住"Ctrl"键。
3、在填充日期时对单元格不需任何设置，操作步骤和上面的一样，你可以在某列第一行单元格中输入"1月"试试。
4、如果要让序列号按给定的步长增长，请再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。
例如：在B2中输入"000325001"，在B3中输入"000325003"，同时选中B2、B3单元格，向下拖动"填充柄"，学号将以奇数序列递增。
（三）创建自定义填充序列或排序次序
通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，可以创建自定义序列或排序次序。
1、如果已经输入了填充序列的数据清单，请选定工作表中相应的数据区域。
2、在"工具"菜单上，单击"选项"命令，再单击"自定义序列"选项卡。
3、然后单击"导入"按钮，即可使用选定的数据清单。
如果要键入新的序列列表，请选择"自定义序列"列表框中的"新序列"选项，然后在"输入序列"编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。键入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，请单击"添加"按钮下一篇：暂无